REQUEST FOR PROPOSALS PP/WTP/WSBU/2025 / ZAPYTANIE OFERTOWE PP/WTP/WSBU/2025 (Welcome to Poland, NAWA – 2023), BNP/WTP/2023/1/00051/U/00001

Conducting an international promotional exhibition for English-language study programs (first and second cycle) and a doctoral seminar on international educational portals. 

(Welcome to Poland, NAWA – nabór 2023), nr umowy BNP/WTP/2023/1/00051/U/00001

I. Description of the subject of the contract

The subject of the inquiry is the comprehensive implementation and promotion of the WSB Academy's English-language education offer, including:

• Package A: promotion of 6 programs (in total: 3 bachelor's programs and 3 master's programs) along with analytics, optimization, and reporting.
• Package B: promotion of a doctoral seminar in English on a leading international portal aggregating doctoral study offers, including analytics, optimization, and reporting.

The contracting authority allows bids to be submitted for Package A and Package B.

II. Material scope of the contract

1) Package A – exposure on educational portals for 6 programs

The scope includes:

1. Preparation and launch of the campaign:

• technical and image audit of program profiles/offers (6 programs),
• recommendations and implementation of changes: descriptions, keywords, graphic elements, CTA, conversion content,
• configuration of the program portfolio,
• preparation of the campaign plan.

2. Program exposure management:

• ongoing campaign and budget management,
• conversion boosting activities,
• monthly performance analysis (report and recommendations),
• quarterly optimization (implementation of a package of changes based on data).

3. Operational cooperation:

• meetings/agreements with portal administrators (technical and image analysis for each portal),
• constant operational contact (project supervisor).

Target markets (Package A): Sri Lanka, Pakistan, Bangladesh, Nepal, Brazil, Turkey, Ghana, UAE, Zimbabwe, Cameroon, Rwanda, Angola, Central Asia, and countries included in the “Beyond China” initiative (in accordance with the current assumptions of the Ordering Party).

2) Package B – promotional exposure for a doctoral seminar on a doctoral portal

The scope includes:

1. Start-up:

• technical and image audit of the doctoral seminar offer,
• refining content for conversion and visibility (SEO/keywords within the portal),
• configuration of exposure and goals,
• preparation of a campaign plan (markets, segments, KPIs, schedule).

2. Exposure management:

• ongoing campaign management,
• monthly performance analysis (report and recommendations),
• quarterly optimization (implementation of a package of changes).

3. Cooperation with the portal administrator:

• consultation and technical activities in the field of settings and optimization.

Target markets (Package B): Azerbaijan, Georgia, India, Sri Lanka, Pakistan, Bangladesh, Nepal, Brazil, Turkey, Ghana, UAE and other Arab countries, Zimbabwe, Cameroon, Rwanda, Angola, Uzbekistan, Kazakhstan, Kyrgyzstan, European Union countries, and countries included in the “Beyond China” initiative.

III. Expected results

The results of the task include an increase in the effectiveness of the exposure of the English-language offer and an increase in the number of foreign candidates, in particular:

• candidates for first and second cycle studies (Package A),
• candidates for doctoral seminars in English (Package B).

In their bid, the Contractor shall present a proposal for KPIs (e.g., leads, conversion rate, cost per lead, CTR, traffic on landing pages, lead quality) and the method of measurement.

IV. Conditions for participation in the procedure and method of assessing their fulfillment

The Contracting Authority will consider Contractors who meet all of the following requirements (on a pass/fail basis) and provide the indicated evidence to be eligible for participation:

1) Status and scope of activity (operator/owner)

Requirement: The Contractor is the operator/owner (not exclusively an intermediary/agency) of an international platform or network of platforms for the promotion of higher education offers and the acquisition of candidate leads. Evidence: a statement and a link to the website(s) and a service provision document confirming the role of operator.

2) Scale of global reach

Requirement: The Contractor's platform/network of platforms has achieved at least the following in the last 12 months:

• ≥ 40 million users/visitors per year or ≥ 60 million sessions per year, and handles international traffic (at least 100 countries of origin of users).

Proof: report from an analytical tool or audit/certificate, anonymized aggregated data.

3) Language coverage and market fit

Requirement: The Contractor provides campaign and content support in a multilingual model:

• at least 20 interface/user support languages,
• the ability to target exposure to multiple markets (country/region segmentation).

Proof: description of functionality and screenshots/panel and list of languages.

4) Conversion functions and lead management

Requirement: The Contractor shall provide at least:

• a panel for managing offers,
• tracking and measurement,

Proof: description and presentation of functions (screenshots/video demo) and a sample results report (anonymized).

5) Specificity for higher education

Requirement: The Contractor shall provide services for higher education:

• for at least 15 years and have a documented international reputation.

Evidence: portfolio/certificates.

6) Optimization and reporting model in line with the project cycle

Requirement: The Contractor shall undertake to:

• monthly performance analysis (report and recommendations),
• quarterly optimization (implementation of changes),
• provide a dedicated project manager and constant operational contact.

Proof: statement and report template and action schedule.

7) Legal compliance and data security

Requirement: The Contractor shall ensure compliance with the GDPR, including readiness to sign a DPA and a description of lead data processing and retention periods.
Proof: statement. Method of assessing compliance: complies/does not comply based on the documents and statements attached to the offer.

V. Contract completion date

• Package A: from December 2025 to August 2026, start of the campaign.

• Package B: from December 2025 to August 2026, start of the campaign.

  • The Ordering Party reserves the right to cancel the procedure if the price of the bid selected as the most advantageous exceeds the amount that the Ordering Party intends to allocate for the performance of the contract.
  • The Ordering Party shall conclude a contract with the selected Contractor for the performance of the contract based on the standard contract template used by the Contractor, provided that its content has been agreed in advance and its provisions have been accepted by the Ordering Party's Legal Department.
  • The final conclusion of the contract will depend on the compliance of its provisions with applicable law and the Ordering Party's internal regulations.

VI. Terms of payment

Payment based on correctly issued invoices, according to the model proposed by the Contractor, subject to:

• separation of costs for Package A and Package B,

VII. Criteria for evaluating offers

Bids will be evaluated only in relation to Contractors who meet the conditions for participation specified in point IV. A maximum of 100 points can be awarded to a bid.

1) Gross price – weighting 60% (max. 60 points)

The total gross price of the contract (including start-up/launch costs and the costs of servicing and running the campaign during the periods specified in the Terms of Reference – in accordance with the price form) will be evaluated.

• the number and scope of activities within the technical and image audit,
• the scope of optimization,
• the scope and form of campaign management,
• the scope of market targeting and the manner of its implementation,
• the manner and scope of lead collection and handling.

4) Creations and materials (minimum requirement)

• what materials are provided by the Ordering Party (e.g., logos, brand book, photos, program descriptions),
• what materials are provided by the Contractor in the price,

5) Schedule and organization (mandatory)

• launch schedule with milestones,

6) Report template and KPIs (mandatory)

• monthly report template (anonymized),
• brief description of the data-based optimization methodology.

7) Formal statements (mandatory)

• on readiness to perform in accordance with the schedule,
• on compliance with the GDPR and readiness to sign a DPA,
• on providing a dedicated project manager and constant operational contact.

8) Documents confirming fulfillment of the conditions for participation in the procedure specified in point IV of the inquiry.

X. Significant conditions for contract amendments

The Ordering Party allows for the possibility of amending the contract, in particular in the event of:

• occurrence of events beyond the control of the parties (force majeure),
• changes justified by the objectives of the campaign (e.g., shifting market focus, channels, KPIs), provided that the subject matter and purpose of the order are maintained.

XI. Additional information

On the part of the Ordering Party: provision of information about programs, acceptance of key content, access to branding materials.
Operational and technical questions: Paweł Urgacz, purgacz@wsb.edu.pl, +48 504 636 566.

Przeprowadzenie międzynarodowej ekspozycji promocyjnej dla programów studiów w języku angielskim (I i II stopnia) oraz seminarium doktoranckiego – w międzynarodowych portalach edukacyjnych.

I. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zapytania jest kompleksowa realizacja i prowadzenie promocji oferty kształcenia Akademii WSB w języku angielskim, obejmujących:

• Pakiet A: promocję 6 programów (łącznie: 3 programy licencjackie i 3 programy magisterskie) wraz z analityką, optymalizacją i raportowaniem.
• Pakiet B: promocję seminarium doktoranckiego w języku angielskim w wiodącym międzynarodowym portalu agregującym oferty studiów doktoranckich, wraz z analityką, optymalizacją i raportowaniem.

Zamawiający dopuszcza złożenie oferty na Pakiet A, Pakiet B.

II. Zakres rzeczowy zamówienia

1) Pakiet A – ekspozycja w portalach edukacyjnych dla 6 programów

Zakres obejmuje:

Przygotowanie i uruchomienie kampanii:

• audyt techniczny i wizerunkowy profili/ofert programów (6 programów),
• rekomendacje i wdrożenie zmian: opisów, słów kluczowych, elementów graficznych, CTA, treści pod konwersję,
• konfigurację portfolio programów,
• przygotowanie planu kampanii.

Prowadzenie ekspozycji programów:

• bieżące zarządzanie kampanią i budżetami,
• działania zwiększające konwersje (boost),
• comiesięczna analiza efektywności (raport i rekomendacje),
• kwartalna optymalizacja (wdrożenie pakietu zmian wynikających z danych).

Współpraca operacyjna:

• spotkania/uzgodnienia z administratorami portali (analiza techniczna i wizerunkowa dla każdego portalu),
• stały kontakt operacyjny (opiekun projektu).

Rynki docelowe (Pakiet A): Sri Lanka, Pakistan, Bangladesz, Nepal, Brazylia, Turcja, Ghana, ZEA, Zimbabwe, Kamerun, Rwanda, Angola, Azja Centralna oraz kraje ujęte w działaniu „Beyond China” (zgodnie z aktualnymi założeniami Zamawiającego).

2) Pakiet B – ekspozycja promocyjna dla seminarium doktoranckiego w portalu doktoranckim

Zakres obejmuje:

Start-up:

• audyt techniczny i wizerunkowy oferty seminarium doktoranckiego,
• dopracowanie treści pod konwersję i widoczność (SEO/keywords w obrębie portalu),
• konfiguracja ekspozycji i celów,
• przygotowanie planu kampanii (rynki, segmenty, KPI, harmonogram).

Prowadzenie ekspozycji:

• bieżące zarządzanie kampanią,
• comiesięczna analiza efektywności (raport i rekomendacje),
• kwartalna optymalizacja (wdrożenie pakietu zmian).

Współpraca z administratorem portalu:

• działania uzgodnieniowe i techniczne w zakresie ustawień i optymalizacji.

Rynki docelowe (Pakiet B): Azerbejdżan, Gruzja, Indie, Sri Lanka, Pakistan, Bangladesz, Nepal, Brazylia, Turcja, Ghana, ZEA i inne kraje arabskie, Zimbabwe, Kamerun, Rwanda, Angola, Uzbekistan, Kazachstan, Kirgistan, kraje Unii Europejskiej oraz kraje ujęte w działaniu „Beyond China”.

III. Oczekiwane rezultaty

Rezultaty zadania obejmują wzrost skuteczności ekspozycji oferty anglojęzycznej i zwiększenie liczby kandydatów zagranicznych, w szczególności:

• kandydatów na studia I i II stopnia (Pakiet A),
• kandydatów na seminarium doktoranckie w języku angielskim (Pakiet B).

Wykonawca w ofercie przedstawia propozycję KPI (np. leady, współczynnik konwersji, koszt leada, CTR, ruch na stronach docelowych, jakość leadów) oraz sposób pomiaru.

IV. Warunki udziału w postępowaniu oraz sposób oceny ich spełniania

Zamawiający uzna za spełniających warunki udziału Wykonawców, którzy łącznie spełniają poniższe wymagania (na zasadzie spełnia/nie spełnia) i przedstawią wskazane dowody:

1) Status i zakres działania (operator/owner)

• Wymóg: Wykonawca jest operatorem/właścicielem (nie wyłącznie pośrednikiem/agencją) międzynarodowej platformy lub sieci platform służących promocji oferty szkolnictwa wyższego i pozyskiwaniu leadów kandydatów.
• Dowód: oświadczenie oraz link do serwisu/serwisów oraz dokument świadczenia usług potwierdzające rolę operatora.

2) Skala globalnego zasięgu

Wymóg: Platforma/sieć platform Wykonawcy osiąga w ostatnich 12 miesiącach co najmniej:

• ≥ 40 mln użytkowników/odwiedzających rocznie lub ≥ 60 mln sesji rocznie,
• oraz obsługuje ruch międzynarodowy (co najmniej 100 krajów pochodzenia użytkowników).

Dowód: raport z narzędzia analitycznego lub audyt/zaświadczenie, zanonimizowane dane zagregowane.

3) Zasięg językowy i dopasowanie rynkowe

Wymóg: Wykonawca zapewnia obsługę kampanii i treści w modelu wielojęzycznym:

• min. 20 języków interfejsu/obsługi użytkownika,
• możliwość targetowania ekspozycji na wiele rynków (segmentacja krajowa/regiony).

Dowód: opis funkcjonalności oraz screeny/panel oraz wykaz języków.

4) Funkcje konwersji i zarządzanie leadami

Wymóg: Wykonawca zapewnia co najmniej:

• panel do zarządzania ofertami,
• tracking i pomiar,

Dowód: opis oraz prezentacja funkcji (screeny/wideo demo) oraz przykładowy raport wyników (zanonimizowany).

5) Specyfika dla szkolnictwa wyższego

Wymóg: Wykonawca wykonuje świadczy usługi dla szkolnictwa wyższego:

• od min. 15 lat i posiada udokumentowaną międzynarodową renomę.

Dowód: portfolio/poświadczenia.

6) Model optymalizacji i raportowania zgodny z cyklem projektu

Wymóg: Wykonawca zobowiąże się do:

• comiesięcznej analizy efektywności (raport i rekomendacje),
• kwartalnej optymalizacji (wdrożenie zmian),
• zapewnienia dedykowanego opiekuna projektu i stałego kontaktu operacyjnego.

Dowód: oświadczenie oraz wzór raportu oraz harmonogram działań.

7) Zgodność prawna i bezpieczeństwo danych

Wymóg: Wykonawca zapewnia zgodność z RODO/GDPR, w tym gotowość do podpisania DPA oraz opis przetwarzania danych leadów i okresów retencji.
Dowód: oświadczenie.

Sposób oceny spełniania warunków: spełnia/nie spełnia na podstawie dokumentów i oświadczeń dołączonych do oferty.

V. Termin realizacji umowy

• Pakiet A: od grudnia 2025 od sierpnia 2026 startu kampanii.
• Pakiet B: od grudnia 2025 od sierpnia 2026 startu kampanii.
  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli cena oferty, która została wybrana jako najkorzystniejsza przewyższa kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia.
  2. Zamawiający zawrze z wybranym Wykonawcą umowę na realizację przedmiotu zamówienia w oparciu o wzór umowy standardowo stosowany przez Wykonawcę, pod warunkiem wcześniejszego uzgodnienia jej treści oraz akceptacji postanowień przez Dział Prawny Zamawiającego.
  3. Ostateczne zawarcie umowy uzależnione będzie od zgodności jej postanowień z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami Zamawiającego

VI. Warunki płatności

Płatność na podstawie prawidłowo wystawionych faktur, według modelu zaproponowanego przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem:

• wyodrębnienia kosztów dla Pakietu A, Pakietu B,

VII. Kryteria oceny ofert

Ocena ofert zostanie dokonana wyłącznie w odniesieniu do Wykonawców spełniających warunki udziału określone w pkt IV. Maksymalnie oferta może otrzymać 100 punktów.

1) Cena brutto – waga 60% (max 60 pkt)

Ocenie podlega łączna cena brutto realizacji zamówienia (w tym: koszty startowe/uruchomieniowe oraz koszty obsługi i prowadzenia kampanii w okresach wskazanych w OPZ – zgodnie z formularzem cenowym).

Sposób punktacji:

[P_{cena} = ({C_{min}\}{C_{bad}})*60
gdzie:

(P_{cena}) – liczba punktów za cenę,
(C_{min}) – najniższa cena brutto spośród ofert nieodrzuconych,
(C_{bad}) – cena brutto oferty badanej.
Maksymalnie: 60 pkt.

2) Metodyka kampanii i plan optymalizacji – waga 25% (max 25 pkt)

Ocenie podlega jakość i kompletność przedstawionej metodyki, w szczególności:

• logika lejka pozyskania kandydatów (od ekspozycji do leadów/konwersji),
• propozycja targetowania rynków (segmentacja krajowa/regiony) oraz uzasadnienie doboru,
• plan działań optymalizacyjnych zgodny z cyklem: miesięczne analizy + kwartalne optymalizacje,
• plan testów (np. A/B) i działań zwiększających konwersję,
• spójność przekazu kampanii (w tym integracja działań w portalach i social media – jeśli dotyczy).

Punktacja (0–25 pkt):

• 0–10 pkt – opis ogólny, brak klarownego harmonogramu optymalizacji lub brak logiki lejka / niepełna segmentacja rynków,
• 11–18 pkt – metodyka poprawna, zawiera większość elementów, ograniczona mierzalność lub niepełny plan testów/iteracji,
• 19–25 pkt – metodyka bardzo dobra, kompletna, mierzalna, z jasnym harmonogramem, testami i procesem poprawy konwersji.

3) Analityka, KPI i jakość raportowania – waga 10% (max 10 pkt)

Ocenie podlega:

• zestaw KPI (min. efektywność ekspozycji i pozyskania leadów/konwersji) i sposób ich liczenia,
• jakość wzoru raportu miesięcznego (czytelność, wnioski, rekomendacje, plan działań),
• sposób prezentowania wyników (dashboard/raport), spójność z trackingiem i pomiarem.

Punktacja (0–10 pkt):

• 0–4 pkt – KPI i raportowanie nieprecyzyjne lub szczątkowe,
• 5–7 pkt – KPI i raportowanie poprawne, ale z ograniczonymi wnioskami/planem działań,
• 8–10 pkt – KPI i raportowanie bardzo dobre: czytelne, porównawcze, z konkretnymi rekomendacjami i planem wdrożeń.

4) Organizacja obsługi i gwarancja realizacji (SLA, opiekun, komunikacja) – waga 5% (max 5 pkt)

Ocenie podlega:

• zapewnienie dedykowanego opiekuna projektu oraz zespołu operacyjnego,
• standard komunikacji (częstotliwość spotkań/statusów, tryb akceptacji zmian),
• deklarowany czas reakcji na zgłoszenia (SLA) i ciągłość obsługi.

Punktacja (0–5 pkt):

• 0–2 pkt – opis ogólny, brak SLA lub niejasna organizacja pracy,
• 3–4 pkt – organizacja poprawna, podstawowe SLA i rytm współpracy,
• 5 pkt – organizacja bardzo dobra: jasne role, SLA, rytm współpracy i procedura wdrożeń zmian.

Suma punktów

[P_{razem} = P_{cena} + P_{metodyka} + P_{raportowanie} + P_{SLA}]
Maksymalnie: 100 pkt.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów.

Jeśli chcesz, dopasuję te kryteria do sytuacji, w której dopuszczasz oferty na Pakiet A / Pakiet B / A+B (żeby punktacja była porównywalna i nie faworyzowała pakietowania).

VIII. Termin składania ofert

Oferty muszą zostać złożone w nieprzekraczalnym terminie do dnia 12.11.2026 (decyduje data wpływu), mailowo na adres: purgacz@wsb.edu.pl.

IX. Wycena – wymagany zakres oferty

Oferta musi zawierać kompletną wycenę oraz opis zakresu świadczenia, umożliwiające porównanie ofert. Wykonawca przedstawi wycenę w podziale na komponenty oraz okresy realizacji, zgodnie z poniższymi wymaganiami.

1) Cena całkowita i struktura kosztów (obowiązkowo)

cenę łączną brutto realizacji zamówienia,

3) Zakres realizacyjny w cenie (obowiązkowo)

• liczbę i zakres działań w ramach audytu technicznego i wizerunkowego,
• zakres optymalizacji,
• zakres i forma zarządzania kampanią,
• zakres targetowania rynków i sposób jej wdrożenia,
• sposób i zakres zbierania oraz obsługi leadów.

4) Kreacje i materiały (wymóg minimalny)

• jakie materiały zapewnia Zamawiający (np. logotypy, księga znaku, zdjęcia, opisy programów),
• jakie materiały zapewnia Wykonawca w cenie,

5) Harmonogram i organizacja (obowiązkowo)

harmonogram uruchomienia z kamieniami milowymi,

6) Wzór raportu i KPI (obowiązkowo)

• wzór raportu miesięcznego (zanonimizowany),
• krótki opis metodyki optymalizacji na podstawie danych.

7) Oświadczenia formalne (obowiązkowo)

• o gotowości realizacji zgodnie z harmonogramem,
• o zgodności z RODO/GDPR oraz gotowości do podpisania DPA,
• o zapewnieniu dedykowanego opiekuna projektu i stałego kontaktu operacyjnego.

8) Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu skazane w punkcie IV zapytania.

X. Istotne warunki zmian umowy

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy w szczególności w przypadku:

• wystąpienia zdarzeń niezależnych od stron (siła wyższa),
• zmian uzasadnionych celami kampanii (np. przesunięcie akcentów rynkowych, kanałów, KPI), pod warunkiem zachowania przedmiotu i celu zamówienia.

XI. Dodatkowe informacje

Po stronie Zamawiającego: zapewnienie informacji o programach, akceptacja kluczowych treści, dostęp do materiałów brandingowych.

Pytania operacyjne i techniczne: Paweł Urgacz, purgacz@wsb.edu.pl, +48 504 636 566.