ZAPYTANIE OFERTOWE FP/CRUSH/AWSB/2026 (Welcome to Poland, NAWA – 2023), BNP/WTP/2023/1/00051/U/00001

ZAPYTANIE OFERTOWE FP/CRUSH/AWSB/2026: Realizacja materiałów wideo i fotograficznych z wydarzenia CReative University Sustainability Hub 2026 (CRUSH) – część stacjonarna (Welcome to Poland, NAWA – nabór 2023), nr umowy BNP/WTP/2023/1/00051/U/00001

I. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zapytania jest realizacja materiałów wideo oraz fotograficznych o charakterze reportażowym z wydarzenia CReative University Sustainability Hub 2026 (CRUSH) – część stacjonarna w dniach 24–27 marca 2026 r., ze szczególnym uwzględnieniem aktywności finałowych w dniu 27 marca 2026 r. (CRUSH Pitch).

Wydarzenie odbywa się w siedzibie WSB University: ul. Cieplaka 1C, 41-300 Dąbrowa Górnicza.

Minimalny zakres realizacji

Realizacja materiału z minimum 2 dni wydarzenia, w tym obowiązkowo:
- 27 marca 2026 r. (część finałowa / Pitch Day),
- oraz co najmniej 1 dodatkowy dzień spośród: 24, 25 lub 26 marca 2026 r.
Materiał wideo (pakiet) – minimalne rezultaty
- 1× after-movie (ok. 4-6 min) – wersja 16:9,
- 1× teaser (ok. 30–45 s) – wersja 9:16,
- 6× krótkie klipy/reels (ok. 10–20 s) – wersje 9:16 (do kampanii w social media).
Fotoreportaż – minimalne rezultaty
- min. 30 zdjęć,

Standard realizacji

rejestracja wideo w jakości min. 4K (lub równoważnej),
stabilizacja ujęć (gimbal/monopod lub równoważne rozwiązanie),
rejestracja dźwięku na potrzeby ujęć wypowiedzi/atmosfery (min. mikrofon kierunkowy lub mikroport),
napisy do materiałów (PL lub EN – do ustalenia na etapie realizacji).

II. Maksymalna wartość zamówienia

Maksymalna wartość zamówienia wynosi 5 000,00 PLN brutto. Oferty przekraczające tą kwotę nie będą rozpatrywane w postępowaniu.

III. Termin realizacji

Realizacja zdjęciowa: min. 2 dni w terminie 24–27 marca 2026 r. (z obowiązkowym dniem 27.03.2026).
Dostarczenie kompletu materiałów finalnych: do 31 Marca 2026 r.

IV. Warunki płatności

płatność na podstawie prawidłowo wystawionej faktury,
100% po przekazaniu i akceptacji kompletu materiałów finalnych.

V. Uproszczone warunki udziału (spełnia/nie spełnia)

Wykonawca w ofercie potwierdza:

dostępność do realizacji min. 2 dni (w tym 27.03.2026),
posiadanie własnego sprzętu i zespołu umożliwiającego realizację (oświadczenie),
przekazanie praw/licencji do wykorzystania materiałów przez Zamawiającego w działaniach promocyjnych (oświadczenie),
podanie linku do min. 1 przykładowej realizacji (portfolio) o charakterze reportażowym / eventowym.
potwierdzenie przekazania materiałów do dnia 31.03.2026 (oświadczenie)

VI. Kryterium oceny ofert (tylko cena)

Cena brutto – waga 100% (max 100 pkt)
Sposób punktacji:
P_(cena) = (Cmin / Cbad) * 100

gdzie:

P_(cena) – punkty za cenę,
Cmin – najniższa cena brutto spośród złożonych ofert,
Cbad – cena brutto oferty badanej.

Maksymalnie: 100 pkt.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów.

VII. Termin i sposób składania ofert

Ofertę należy złożyć mailowo na adres: purgacz@wsb.edu.pl
Nieprzekraczalny termin: 12.03.2026 r. do końca dnia (decyduje data i godzina wpływu).

VIII. Wycena – wymagany zakres oferty

Prosimy w ofercie ująć:

cenę brutto (łącznie) – z potwierdzeniem, że nie przekracza 5 000,00 PLN brutto,
deklarację realizacji min. 2 dni, w tym 27.03.2026 (wskazanie drugiego dnia),
proponowany termin dostarczenia materiałów (nie później niż 31.03.2026),
link do portfolio (min. 1 realizacja),
oświadczenia z pkt V.

IX. Dodatkowe informacje organizacyjne

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli cena oferty, która została wybrana jako najkorzystniejsza przewyższa kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia.
Zamawiający zawrze z wybranym Wykonawcą umowę na realizację przedmiotu zamówienia w oparciu o wzór umowy standardowo stosowany przez Wykonawcę, bądź na wzorze przedłożonym przez Zamawiającego.
Ostateczne zawarcie umowy uzależnione będzie od zgodności jej postanowień z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami Zamawiającego