ZAPYTANIE OFERTOWE FP/WTP/AWSB/2025: Kompleksowa realizacja pakietu materiałów wideo do promocji studiów prowadzonych w języku angielskim na rynkach zagranicznych (Welcome to Poland, NAWA – nabór 2023), nr umowy BNP/WTP/2023/1/00051/U/00001

ZAPYTANIE OFERTOWE FP/WTP/AWSB/2025

I. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zapytania jest kompleksowa realizacja pakietu materiałów wideo na potrzeby promocji studiów prowadzonych w języku angielskim na rynkach zagranicznych, obejmująca przygotowanie koncepcji i scenariuszy, produkcję oraz postprodukcję materiałów (wraz z wersjonowaniem pod wskazane kanały), z wykorzystaniem wizerunku i historii zagranicznych studentów oraz absolwentów.

Zakres rzeczowy:

1) Filmy główne:

• 8 portretów (ok. 2–3 min każdy) – ścieżka rozwoju, kariera, sukcesy, doświadczenia z pobytu w Polsce.

2) Formaty pochodne do kampanii performance (z materiału głównego):

• Bumper Ads: 6 szt. na każdy film główny (łącznie 48),
• Shorty: 2 wersje na każdy film główny (15 s i 30 s; łącznie 32 materiały).

3) Scenariusze i kreacja:

opracowanie nowoczesnych, targetowanych scenariuszy (dopasowanie do grupy docelowej i kanału),
wykorzystanie nowoczesnych technologii (w tym AI) w produkcji i postprodukcji,
przygotowanie planów zdjęciowych: stylizacja, charakteryzator, podstawowy wardrobe, inscenizacja lokacji, mini-set dressing.

4) Produkcja i postprodukcja:

• zdjęcia: kamery 6K/8K z obiektywami filmowymi; ujęcia z drona, slider zmotoryzowany, wózek, gimbal,
• oświetlenie,
• dźwięk: mikroporty, mikrofony pojemnościowe, rejestrator,
• wersjonowanie pod kanały: YT, FB, IG, TikTok, Snapchat, WeChat/Telegram (formaty 16:9, 9:16, 1:1), napisy,
• przekazanie materiałów finalnych w uzgodnionych formatach.

II. Warunki udziału w postępowaniu oraz sposób oceny ich spełniania

Zamawiający może uznać za spełniających warunki udziału Wykonawców, którzy:

• posiadają doświadczenie w realizacji materiałów wideo o charakterze promocyjnym (min. 2 realizacje w ostatnich 24 miesiącach – linki/portfolio),
• posiadają doświadczenie w realizacji materiałów wideo z wykorzystaniem technologii AI (załączenie min. 1 przykładu autorskiej realizacji z ostatnich 24 miesięcy– linki/portfolio),
• posiadają doświadczenie w realizacji materiałów wideo dla instytucji szkolnictwa wyższego (załączenie min. 1 przykładu realizacji – linki/portfolio),
• dysponują zespołem i zapleczem technicznym umożliwiającym realizację zamówienia w wymaganej jakości (sprzęt, postprodukcja, realizacja dźwięku - oświadczenie),
• zapewnią możliwość terminowej realizacji do daty wskazanej w pkt III (oświadczenie).

Sposób oceny spełniania warunków: formuła spełnia/nie spełnia na podstawie informacji/załączników w ofercie (portfolio, opis zespołu i zasobów, oświadczenie o dostępności terminowej oświadczenie o dostępności terminowej).

III. Termin realizacji umowy

Termin realizacji: do 26 lutego 2026 r.

IV. Warunki płatności

• podpisanie umowy (wzór w dokumentach do pobrania),
• płatność na podstawie prawidłowo wystawionych faktur:
  
  • 40% po realizacji zdjęć,
  • 60% po przekazaniu kompletu materiałów po procesie montażu.

V. Kryteria oceny ofert

Ocena ofert będzie dokonywana w oparciu o następujące kryteria:

1) Cena brutto – waga 60% (max 60 pkt)

Sposób punktacji:
P_(cena) = (Cmin / Cbad) * 60

gdzie:

• P_(cena) – punkty za cenę,
• Cmin – najniższa cena brutto spośród złożonych ofert,
• Cbad – cena brutto oferty badanej.

Maksymalnie: 60 pkt.

2) Doświadczenie w realizacji materiałów wideo promocyjnych (ostatnie 24 miesiące) – waga 15% (max 15 pkt).

Wykonawca załącza linki/portfolio do realizacji.

Punktacja:

• 5 pkt – 2 realizacje (spełnienie minimum)
• 10 pkt – 3–4 realizacje
• 15 pkt – 5 lub więcej realizacji

3) Doświadczenie w realizacji materiałów wideo z wykorzystaniem technologii AI (ostatnie 24 miesiące) – waga 15% (max 15 pkt)

Wykonawca załącza min. 1 przykład autorskiej realizacji (link) oraz krótki opis użycia AI.

Punktacja:

• 8 pkt – 1 realizacja
• 15 pkt – 2 lub więcej realizacji 

4) Doświadczenie w realizacji materiałów wideo dla instytucji szkolnictwa wyższego (ostatnie 24 miesiące) – waga 10% (maks. 10 pkt)

Wymagane: linki/portfolio (realizacje dla uczelni / instytucji szkolnictwa wyższego).

Punktacja:

• 5 pkt – 2 realizacja dla instytucji szkolnictwa wyższego
• 8 pkt – 3-4 realizacje dla instytucji szkolnictwa wyższego
• 10 pkt – 5 lub więcej realizacji dla instytucji szkolnictwa wyższego

Suma punktów

P_(razem) = P_(cena) + P_(promo) + P_(AI) + P_(promoSzW)

Maksymalnie oferta może otrzymać 100 pkt.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów.

VI. Termin składania ofert 

Wszystkie oferty muszą zostać złożone zgodnie z wymogami wskazanymi w niniejszym zapytaniu oraz w nieprzekraczalnym terminie do dnia 29.12.2025 r. (decyduje data wpływu). Ofertę należy złożyć mailowo na adres: purgacz@wsb.edu.pl. Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.

VII. Wycena – wymagany zakres oferty

Prosimy w wycenie ująć:

• koszt całkowity oraz rozbicie na etapy: pre-produkcja; produkcja (dni zdjęciowe – ekipa, sprzęt), postprodukcja wraz z kosztem łącznym realizacji brutto,
• technologię (w tym wykorzystanie AI) – opis narzędzi/rozwiązań i zakresu zastosowania,
• harmonogram realizacji z uwzględnieniem terminu maksymalnie do 26 lutego 2026 r.,
• gwarancję (zakres, czas obowiązywania, warunki). 

VIII. Istotne warunki zmian umowy

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy w szczególności w przypadku:

• wystąpienia zdarzeń niezależnych od stron (siła wyższa),
• innych zmian dopuszczalnych zgodnie z umową i przepisami, pod warunkiem zachowania celu zamówienia.

IX. Dodatkowe informacje

Po stronie Zamawiającego: dostęp do bohaterów filmów, wsparcie merytoryczne, koordynacja lokacji uczelnianych. Pytania operacyjne i techniczne prosimy kierować do: Paweł Urgacz, purgacz@wsb.edu.pl, +48 504 636 566